Makalah Komunikasi Bisnis

MAKALAH AKHIR
BERFIKIR DAN MENULIS ILMIAH

Analisis Keefektifan Bentuk-Bentuk dan Saluran-Saluran Komunikasi
antara Manajemen dan Karyawannya yang dapat mempengaruhi
Keberhasilan Kinerja Karyawan

Oleh:
Indah Permatasari (I34090066)

Dosen:
1.Dr.Ir.Pudji Muljiono,Msi
2. Martua Sihaloho,MSi
Asisten Dosen :
Mahmudi Siwi, S.P

DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT
FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011

Abstrak
Komunikasi bisnis antara manajemen dan karyawan. Bentuk dan saluran komunikasi bisnis : komunikasi lisan, komunikasi tertulis, komunikasi audiovisual, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal serta distorsi komunikasi. Tujuan penulisan makalah ini untuk melihat hubungan dan kendala dari komunikasi bisnis antara manajemen dan karyawan serta apa itu distorsi dan dampak yang ditimbulkannya. Data diperoleh dari buku yang mengemukakan keefektifan dari penggunaaan simbol-simbol verbal dan nonverbal.Ruang lingkup bentuk dan saluran komunikasi bisnis: tekanan suara, nada, volume, audiens, stakeholdernya, bahasa tubuh.Terdapat kelemahan dan kelebihan dari bentuk dan saluran komunikasi tersebut.Distorsi Komunikasi ruang lingkupnya: komunikasi ke bawah,faktor dari distorsi komunikasi: ketidakpedulian pemimpin.
Keyword: komunikasi internal, komunikasi eksternal, komunikasi dengan stakeholder.

RINGKASAN
Komunikasi Bisnis merupakan bagian penting dalam proses penyampaian pesan kepada semua pihak yang terlibat dalam pertukaran pesan secara efektif dan efisien.Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk melihat kendala apa yang dialami dalam penyampaian informasi dan pesan dengan melihat dari saluran dan bentuk-bentuk komunikasi serta sikap yang seharusnya dilakukan saat menyampaikannya.Di mana terdapat dua tipe komunikasi bisnis yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal.Salah satu hubungan yang erat dalam komunikasi bisnis yaitu komunikasi antara karyawan dan manajemen. Karyawan merupakan salah satu bagian penting karena karyawan memegang peranan penting dalam menjalankan program atau informasi yang diberikan dan diarahkan oleh manajemen dengan kata lain karyawan bersentuhan langsung dengan proses produksi.Berbagai bentuk dan saluran komunikasi seperti komunikasi lisan, komunikasi tertulis dan komunikasi audivisual, komunikasi verbal, komunikasi nonverbal dimana semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan sehingga tidak ada yang lebih efektif, sehingga dalam penggunaannya disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.Selain itu juga harus diperhatikan bagaimana tekanan suara, bahasa tubuh, dan kata-kata dalam pembuatan berita dalam sebuah kertas seperti: poster harus disesuaikan dengan kebutuhan pembacanya.Pesan dapat tersampaikan dengan baik apabila ada umpan balik dari si penerima pesan yaitu antara manajer dengan karyawan di mana karyawan sebagai audiens(penerima pesan).Di dalam komunikasi bisnis terdapat suatu hal yang harus dihindari yaitu distorsi komunikasi,di mana distorsi komunikasi ini dapat merugikan karena memungkinkan informasi tertahankan di pihak manajerial dan memungkinkan informasi tidak tersampaikan dengan sepenuhnya.

PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang masalah
Karyawan termasuk bagian terpenting dari organisasi atau lembaga bisnis karena karyawan bersentuhan langsung dalam proses produksi sehingga berpengaruh penting terhadap keberhasilan dari suatu organisasi atau lembaga bisnis. Masalah yang ada yang disoroti adalah proses komunikasi yang terjadi antara karyawan dan manajemen yang dapat mempengaruhi keberhasilan kinerja karyawan yang dapat dilakukan dengan berbagai saluran komunikasi antara lain yaitu secara lisan, tertulis, dan audiovisual. Saluran-saluran dan cara-cara komunikasi yang digunakan oleh manajer dapat mempengaruhi pesan tersebut dapat tersampaikan dengan baik dan dimengerti oleh karyawan dan karyawan juga dapat berkomunikasi dengan baik dengan manajemen, karena berbagai tingkatan pekerjaan antara karyawan dan manajer.
Menghindarkan adanya distorsi komunikasi yang terjadi antara karyawan dan manajemen, dimana distorsi komunikasi terjadi karena adanya pesan komunikasi yang melalui beberapa tingkatan manajerial yang menyebabkan pesan tertahankan di pihak manajerial dan tidak tersampaikan dengan baik ke karyawan karena pesan bisa saja ada yang disaring dan pesan tertahankan di pihak manajerial.
1.2 Perumusan Masalah :
1. Bagaimana Proses Komunikasi yang terjadi?
2. Dampak dari Distorsi Komuniksasi?
1.3 Tujuan
Tujuannya adalah untuk memecahkan hal-hal yang menjadi kendala atau masalah yang terjadi antara karyawan dan manajer antara lain proses komunikasi yang terjadi di antara keduannya agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik dan efektif dengan berbagai saluran komunikasi yang digunakan dan cara-cara yang dapat digunakan manajer agar pesan dapat di terima dan di mengerti oleh kedua belah pihak sehingga dapat mempengaruhi karyawan menuju keberhasilan kinerja karyawan.
Bagaimana dampak dari distorsi komunikasi dimana biasanya pesan komunikasi yang ada didominasi oleh syaratynya pesan dari atasan.Selain itu,pesan komunikasi mengalir melalui beberapa tingkatan manajerial,sehingga terjadinya distorsi komunikasi.
1.4 Manfaat Kegiatan
Manfaat kegiatannya adalah untuk mengetahui bagaimana peran komunikan dan komunikator dalam penyampaian dan menerima pesan agar dapat efektif dan apa pengaruhnya terhadap keberhasilan kinerja karyawan.Dan mengetahu saluran apa yang tepat digunakan dalam berbagai kondisi dan situasi serta menjauhkan distorsi komunikasi yang sering terjadi.

Komunikasi Bisnis

2.1 Komunikasi Bisnis
“Komunikasi adalah : suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat dihindarkan, dipelihara,dan diubah”(Forsdale dalam Muhammad 2009:2).
Menurut Rosenblatt dalam Kusumastuti (2009:2) Komunikasi Bisnis adalah: pertukaran gagasan, pendapat, informasi, intruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”. Kegiatan komunikasi bisnis tidak hanya bersifat informatif, namun harus cenderung persuasif dikarenakan untuk mempengaruhi anggota-anggotanya untuk melakukan sesuatu yang berorientasi sesuai dengan tujuan tertentu.
Di dalam komunikasi bisnis ada dua macam komunikasi yaitu: komunikasi internal yaitu: komunikasi dengan pemilik usaha, komunikasi dengan sesama unsur manajemen, dan dengan karyawan, Komunikasi eksternal meliputi komunikasi dengan pihak-pihak yang berada di luar lembaga bisnis dan memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis.
Komunikasi internal merujuk pada pertukaran informasi dan gagasan di dalam organisasi. Manajer dan rekan sekerja memerlukan informasi kecil yang berharga untuk melaksanakan tugasnya.
Komunikasi dengan berbagai stakeholder harus dijalin dan dipelihara dengan baik karena untuk mencapai keberhasilan dan keberlanjutan kegiatan bisnis. Kompetensi komunikasi semakin dibutuhkan dalam menghadapi berbagai stakeholder dari situasi yang berkembang dan selalu berubah. Dengan komunikasi bisnis akan terjalin hubungan yang baik, pengertian dan pemahaman yang bersama antara atasan dan bawahan, kolega dan orang-orang di dalam maupun di luar organisasi.

2.1.2 Tujuan-tujuan komunikasi: salah satu tujuan orang berkomunikasi adalah untuk mendapatkan pengertian dan hasil yang diharapkan sesuai dengan apa yang disampaikan. Sebelum kita menentukan tujuan dan maksud kita berkomunikasi ada hal-hal yang perlu kita perhatikan. Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk mendefinisikan tujuan berkomunikasi menurut kusumastuti sebagai berikut:
“ Pertama : tentukan apa yang kita inginkan untuk terjadi, artinya: pastikan bahwa tujuan kita berkomunikasi sudah spesifik, karena bila tujuan tidak jelas, maka kita tidak akan selalu siap untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Cara Kedua adalah dengan mempertimbangkan apakah tujuan kita relitisis, dalam artian apakah tujuan yang kita harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak” (Kusumastuti 2009:8), Selain tujuan-tujuan komunikasi dalam berkomunikasi kita juga perlu memperhatikan siapa audiens?,dengan memilih siapa audiens dapat memungkinkan kita dapat menyampaikan persoalan, pendapat, gagasan secara bebas. Dengan tujuan-tujuan komunikasi dan memperhatikan siapa audiens di dalam komunikasi yang dipersipkan, diperhatikan dan dilakukan dengan baik menyebabkan pesan dapat tersampaikan dengan baik dan terdapat umpan balik antara komunikator dan komunikan dan mencapai pemahaman yang sama dan tujuan-tujuan komunikasi dapat berjalan sesuai tujuan bisnis.

2.1.3 Bentuk-bentuk komunikasi bisnis dapat ditemukan pada komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, dan terdiri dari komunikasi lisan, komunikasi tertulis dan komunikasi audiovisual. Saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan merasa nyaman, bertanggung jawab dan memiliki rasa esprit de corps yang kuat.
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang disampaikan menggunakan kata-kata. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang disampaikan tanpa menggunakan kata-kata. Berbagai hasil penelitian komunikasi nonverbal menunjukkan bentuk komunikasi ini kita gunakan lebih kurang sebanyak 75 persen dari keseluruhan aktivitas komunikasi(Kusumastuti 2009).
        Bentuk komunikasi non verbal adalah bahasa tubuh dimana bahasa tubuh berguna untuk mengekpresikan suasana hati dan sikap terhadap objek tertentu, terkadang terjadi secara spontan atau tidak, bahasa tubuh yang tidak baik menimbulkan kesan yang tidak baik yang dapat berdampak pada pesan yang diterima oleh komunikan.”Kemampuan menerjemahkan komunikasi verbal dan nonverbal secara serempak merupakan hal yang sangat penting, keduannya saling berhubungan dan tidak dapat dipisahkan, umpan balik dapat memperkuat pesan yang disampaikan”(Kandagasari,Komara dan Pudjijati 2000: 74)
        Komunikasi secara lisan yaitu komunikasi yang menggunkan kata-kata di mana dapat dilakukan secara tatap muka dan memungkinkan terjadinya umpan balik yang langsung melalui pertanyaan dan penjelasan. Menurut Bovee dan Thill dalam Kusumastuti(2009) kelebihan komunikasi secara lisan adalah: memungkinkan akan terjadinya interaksi, Para pelaku komunikasi dapat bertukar gagasan serta bekerja sama dalam memecahkan masalah karena diperolehnya titik temu antar kepentingan,Pada saat yang sama pesan nonverbal juga dapat tersampaikan,masing-masing pihak yang terlebih akan merasa enak karena terlepaskannya kebutuhan yang paling dalam dan yakin kebutuhan untuk diakui sebagai bagian dari komunitas manusia.
Pesan dapat tersampaikan dengan baik, para pelaku komunikasi dapat bertukar gagasan serta bekerja sama dalam memecahkan masalah karena diperoleh titik temu antar kepentingan, di mana juga terdapat kelemahan apabila tidak dikelola dengan baik yaitu: tidak adanya kesadaran bahwa pembicaraan sebagai alat untuk mencapai tujuan bisnis, berbicara spontan,tidak merancang dan menyampaikan pesan secara logis, demi keuntungan sesaat cenderung untuk memanipulasi pembicaraan.
Komunikasi secara tertulis: dalam kita lihat dalam bentuk pengumuman, laporan, poster, suratkabar. Kelebihan bentuk komunikasi tertulis adalah adanya peluang untuk mengontrol pesan, isi pesan yang disampaikan dapat memuat komunikasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian yang sangat detail. Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang, Pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis, Jika tidak ingin berinteraksi dengan orang lain karena dianggap tidak penting . Komunikasi tertulis dapat berbentuk legal document dan Articles, company profile, laporan, proposal, surat keputusan, surat-surat intruksi, surat edaran, memo dan berbagai catatan kegiatan.
Poster-poster ditunjukan untuk dilihat. Komunikasi tatap muka memberikan berbagai kemungkinan untuk memakai berbagai alat indera secara serempak.Komunikasi audiovisual: penyampaian pesan melalui simbol-simbol animasi dan suara .
Komunikasi menjadi efektif merurut Rahman dalam panduwinata (2009), apabila ada pengertian, kesenangan, mempengaruhi sikap, mempunyai hubungan sosil yang baik dan adanya tindakan.Oleh karena itu,agar komunikasi dapat berjalan dengan baik ada lima hal yang perlu diperhatikan:(1)Respek (2)Empati: Syarat empati adalah kemampuan untuk mendengar dan mengerti orang lain,sebelum didengar dan dimengerti orang lain. (3)Audibel artinya “dapat didengarkan” atau bisa dimengerti dengan baik.Sebuah pesan harus dapat disampaikan dengan cara atau sikap yang bisa diterima oleh si penerima pesan. Raut muka yang cerah, bahasa tubuh yang baik, kata-kata yang sopan,atau cara menunjuk termasuk ke dalam komunikasi yang audibel ini.(4)Jelas: Pesan yang disampaikan harus jelas maknanya dan tidak menimbulkan banyak pemahaman,selain itu pesan yang disampaikan bisa jelas maknanya5.Rendah Hati: Sikap rendah hati mengandung makna saling menghargai, tidak memandang rendah, lemah lembut, sopan,dan penuh pengendalian diri.
       Tubbs dan Moss dalam Johannes (2009:10) menyatakan ada lima hal yang menjadi ukuran bagi komunikasi yang efektif yaitu pemahaman, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang makin baik dan tindakan
Banyak permasalahan yang terjadi pada proses penyampaian pesan antara manajemen dan karyawan dikarenakan perbedaan kedudukan dimana pihak manajemen dianggap lebih tinggi sehingga karyawan takut untuk bertanya, perbedaan bahasa atau istilah-istilah yang tidak dikenal karyawan juga dapat menimbulkan salah interprestasi.Manajemen harus memperhatikan proses komunikasi yang baik agar dapat menyampaikan informasi dengan baik agar karyawan dapat menerima informasi tersebut dan mengerti apa yang diinformasikan oleh pihak manajemen.Tekanan suara juga dapat mempengaruhi karena tekanan suara dapat mempengaruhi pesan dapat tersampaikan sesuai dengan apa yang dimaksud atau tidak,sebagai contoh: tekanan suara seperti orang marah membuat karyawan takut dan memberikan persepsi yang salah akan pesan yang disampaikan. Bahasa tubuh harus sesuai dengan kata-kata yang diucapkan. Menggunakan kata-kata untuk menciptakan kerjasama dan komitmen bukan pertentangan. Di mana melalui komunikasi secara lisan, tertulis dan audiovisonal dapat mempengaruhi pesan dapat tersampaikan dengan tepat dan baik antara pihak manajemen dan karyawan. Selain memperhatikan proses komunikasi Manajer juga harus menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, kondisi kerja yang manusiawi dan hubungan kerja yang harmonis(Smungan 2005)

2.2Distorsi Komunikasi terjadi karena pesan komunikasi mengalir melalui beberapa tingkatan manajerial sehingga terjadi distorsi komunikasi, di mana terdapat suatu arus komunikasi ke bawah: keputusan dibuat dari atas dan kemudian mengalir ke bawah kepada orang-orang yang melaksanakannya.Distorsi komunikasi menyebabkan informasi mungkin tertahankan di pihak manajerial dan memungkinkan Informasi tidak tersampaikan sepenuhnya atau mungkin hanya menangkap secara samar-samar. Informasi mungkin menjadi terpecah belah. Orang-orang yang berada dibawah dalam organisasi hanya mendapat informasi yang cukup untuk melakukan tugas mereka sendiri(Bovee dan Thill 2003). Mereka tidak belajar banyak mengenai bidang lain, mereka tidak mampu memberikan sumbang saran yang melintasi batas organisasi.

2.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi Distorsi menurut muhammad (2000:218) salah satunya adalah Ketidakpedulian Pemimpin, di mana empat hal yang memberikan sumbangan terhadap sikap tidak peduli ini yaitu:(1)Pemimpin sering gagal mengirim pesan yang dibutuhkan karyawan karena mengira bahwa orang telah mengetahuinya,mereka malas,menangguhkan dan cenderung menahan informasi.(2)Beberapa pemimpin menafsirkan komunikasi dua arah sebagai pengiriman perintah ke bawah dan pengiriman laporan dari bawah ke atas.Karena itu mereka membatasi diri mereka untuk berkomunikasi sesuai dengan persepsi mereka tersebut.(3)Kondisi yang menghalangi komunikasi yang efektif dan dihubungkan dengan tidak ambil pusing yang mendalam.Keasyikan mungkin terjadi karena orang terlalu terpusat pada dirinya sendiri sehingga mereka tidak mendengarkan orang lain secara efektif atau bersikap tidak memperdulikan orang lain.(4)Keragu-raguan dan daya tahan perhatian yang sebentar merupakan hambatan bagi komunikasi yang efektif

Kesimpulan dan Saran

3.1 Kesimpulan
Proses komunikasi yang terjadi dapat dilakukan melalui saluran secara lisan,tertulis maupun audiovisual dimana dari ketiga cara tersebut memiliki keefektifan masing-masing.Seorang manajemen dapat memilih cara komunikasi yang mana yang akan dipilih dalam menyampaikan informasi atau pesan yang efektif .Komunikasi secara lisan dapat disampaikan secar cepat.Pesan dapat disampaikan dengan segera,serta diperoleh umpan balik.Komunikasi tertulis dapat didokumentasikan serta ada catatan resmi.Di dalam Komunikasi Audiovisual pesan sudah dikemas terlebih dahulu,sehingga tidak bergantung pada keterampilan berkomunikasi penyajiannya.
Distorsi Komunikasi sering terjadi di antara manajemen dan karyawan.Distorsi Komunikasi dapat berdampak buruk terhadap kinerja karyawan karena orang yang berada di bawah dalam organisasi hanya mendapat informasi yang cukup untuk melaksanakan tugas mereka sendiri.

3.2 Saran
1.Gunakanlah kata-kata yang baik, jelas atau tidak ambigu, punya kekuatan, netral, kata-kata yang positif, spesifik, berbicara yang sopan, berbicara ssuai konteks dan situasi, kata-kata yang tepat dan mudah diingat dan kuat serta dukunglah kata-kata dengan alat bantu visual.
2.Tekanan, nada,volume suara,gunakan bahasa yang mudah dimengerti atau sesuai dengan bidang masing-masing pekerjaan.
3. Proses penyampaian secara tertulis harus diperhatikan penulisan terlebih lagi apabila pesan-pesan yang disampaikan rumit harus diperhatikan kata-kata yang cermat untuk ditulis agar dapat dipahami dan dimengerti,bahasa yang digunakan bisa formal dan non formal tergantung isi pesan atau informasi.
4. Jaringan Komunikasi harus diperbaiki agar tidak terjadi distorsi komunikasi. karyawan harus aktif dalam menyeleksi atau menerima informasi yang terjadi dari atasan yang mengalir ke bawahan.
5.Beberapa saluran yang dapat digunakan untuk mengalirkan arus komunikasi karyawan kepada manajemen dapat berjalan melalui mendengarkan keluhan,menangani masalah yang dihadapi oleh karyawan bukan membuat atau menambah masalah karyawan,merundingkan perjanjian-perjanjian kerja yaitu adanya timbal-balik,bertukar pendapat,pikiran,sistem enumerasi,pendidikan sesuai dengan bidang pekerjaannya masing-masing karyawan,dan pelatihan.

Daftar Pustaka
Bovee CL, Thill JV.2003.Komunikasi Bisnis.Penerjemah Waldemar Y, Rostiawati Y.Jakarta:PT.INDEKS Kelompok Gramedia.Judul Asli: Bussiness Communication Today.
Johannes P.2010. Efektivitas Komunikasi Antar RumahTangga Sangat Miskin Penerima Bantuan Tunai dan Pendamping Program Kelurahan Harapan.Kasus Kelurahan Balumbang Jaya Kecamatan Bogor Barat Kota Bogor.Skripsi.Departemen Sains Komunikasi dan Penggembangan Masyarakat Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor.Tidak dipublikasikan.
Muhammad A.2009.Komunikasi Organisasi.Jakarta:Pt.Bumi Aksara.228 hal.
Kusumastuti YI.2009.Komunikasi Bisnis.Bogor:IPB Press.200 hal.
Panduwinata GGE.2009.Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Public Awareness.Studi Kasus Kampanye Flu Burung oleh Badan Karantina Pertanian di Jakarta. Skripsi.Departemen Sains Komunikasi dan Penggembangan Masyarakat Fakultas Ekologi Manusia Institut Pertanian Bogor.Tidak dipublikasikan.
Purnaningsih N.2010.Simbol Non-Verbal.Dalam: Hubies AVS,editor.Dasar-dasar Komunikasi.Bogor:Sains KPM IPB Press.
Smungan M.2005.Produktivitas Apa dan Bagaimana.Jakarta:Bumi Aksara.
Wirasasmita Y.2000.Komunikasi Bisnis dan Profesional.Penerjemah Kandagasari N,Komara R,Pudjijati Y.Bandung:PT REMAJA ROSDAKARYA.Judul Asli: Business and Professional Communication.451 hal.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s